L'accesso alla sala consultazione dell'Archivio di Fermo è libero e gratuito, previa compilazione di una domanda di studio . La domanda deve essere autorizzata ed è valida per l'anno solare in corso.
Poiché l'istituto non ha il deposito interno, per la consultazione del materiale è necessaria la prenotazione dei documenti, sia online all'indirizzo e-mail istituzionale: as-fm.salastudio@cultura.gov.it, per telefono allo 0734228739 o direttamente in sala studio tramite la modulistica messa a disposizione all'utenza.
- La direzione può escludere dalla consultazione e/o dalla fotoriproduzione i documenti che si presentino in cattivo stato di conservazione.
- I documenti si consultano unicamente nella sala studio.
- Gli studiosi sono tenuti a registrare la propria presenza giornaliera in Archivio apponendo la propria firma sul registro delle presenze giornaliere.
- Gli inventari e gli strumenti di corredo dei fondi archivistici son liberamente consultabili
- Gli utenti possono utilizzare la lampada di Wood in dotazione all'istituto.
- E' vietata qualsiasi azione che possa pregiudicare l'integrità provocare danni di qualsiasi natura e alterare l'ordine della documentazione archivistica.
- Gli utenti possono utilizzare il computer.
- Gli utenti della sala studio possono consultare i volumi della biblioteca interna all'istituto utili per la loro ricerca.
- L'utente può richiedere fotocopie, copie da riversamento da bancadati (su supporto proprio), stampe da bancadati della documentazione consultata e di riprodurre con mezzi propri utilizzando per la richiesta gli appositi moduli.
Per quanto non precisato da quanto sopra si rinvia alla normativa vigente in materia di Archivi di Stato (R.D.1163/1911,D.P.R1409/1963, D.P.R854/1975, Codice approvato con D.L.22/01/2004 n.42).
Consultabilità dei documenti (D.L.gs.22/01/2004 n.122 e sgg)
I documenti conservati negli Archivi di Stato sono liberamente consultabili, ad eccezione:
- di quelli di carattere riservato relativi alla politica estera o interna dello Stato, individuati dal Ministero dell'Interno, d'intesa con il Ministero per i Beni e le Attività Culturali, che diventano consultabili cinquanta anni dopo la loro data;
- di quelli contenenti i dati sensibili nonchè i dati relativi a provvedimenti di natura penale espressamente indicati dalla normativa in materia di trattamento dei dati personali che diventano consultabili quaranta anni dopo la loro data;
- di quelli idonei a rilevare lo stato di salute, la vita sessuale o rapporti riservati di tipo familiare, che diventano consultabili settanta anni dopo la loro data.
Anteriormente al decorso dei termini sopraindicati i documenti restano accessibili ai sensi della disciplina sull'accesso ai documenti amministrativi. Sull'istanza di accesso provvede l'amministrazione che deteneva il documento prima del versamento o del deposito.
Gli archivi privati e degli Enti Pubblici depositati negli Archivi di Stato sono assoggettati alle stesse limitazioni.
Gli studiosi possono consultare gli atti riservati per scopi storici prima della scadenza del termine solo con un'autorizzazione rilasciata dal Ministero dell'interno, dietro i pareri del Direttore dell'Archivio di Stato e udita la speciale commissione istituita presso lo stesso Ministero.
I documenti riservati, una volta consultati, non possono essere diffusi.
Riguardo all'uso dei dati personali e di altre informazioni ricavabili dalla consultazione presso gli Archivi di Stato si fa riferimento al Codice di deontologia e di buona condotta per il trattamento dei dati personali per scopi storici (G.U.5 aprile 2001,n80).
